Atostogos be kaltės jausmo: kai veiklos valdymas įgalina, o ne spaudžia
Veiklos valdymas daugeliui vis dar skamba kaip sudėtinga, tik verslui skirta disciplina. Tačiau Dovilė Daugvilaitė-Zubcovė veiklos valdymo principais gyvena jau ne vienerius metus ir kryptingai griauna mitus apie jį. Atrasta asmeninė misija ją veda paprastu, bet galingu keliu: projektų valdymo principus versti į žmonių kalbą ir parodyti, kad jie puikiai veikia ne tik organizacijose, bet ir kasdieniame gyvenime. Per daugiau nei 15 metų eksperimentuodama su asmeninio ir organizacinio produktyvumo metodais, o per pastaruosius 5 metus – padėdama daugiau nei 15 000 „Planas gyvenimas“ klientų, Dovilė aiškiai mato vieną dalyką: visi mes esame projektų vadovai. Tiesiog ne visi tai žinome. Šiame pokalbyje kalbamės su Dovile apie veiklos valdymą, kuris nebaugina, o įgalina – ir apie tai, kodėl produktyvumas gali būti super paprastas bei super galingas įrankis kiekvienam iš mūsų.
Dovile, visą gruodį atostogavai – tikras laimėjimas. Kaip supranti, kad tai ne pabėgimas nuo darbo, o sistemingo veiklos valdymo rezultatas?
Pabėgimas nuo darbo visada turi vieną labai aiškų požymį – tu fiziškai ilsiesi, bet galva dirba pilnu pajėgumu. Nori kaip įmanoma greičiau „nebebūti darbe“, bet kai nebebūni fiziškai, morališkai tu vis tiek ten. Pabėgai? Tikrini telefoną, galvoji „kas dabar vyksta“, grįžti labiau pavargęs nei išvažiavai. Mano atveju buvo priešingai. Aš galėjau sau leisti visiškai atsijungti, nes žinojau, kad verslas veikia ir be manęs. Ir mano laiko planavimo sistema visiškai užkrauta visomis mano darbinėmis mintimis, kad jų nereikėtų neštis ne tik į atostogas, bet ir kasdien, bet kur. Nebuvo jausmo, kad laikau viską ant savo pečių, ar kad noriu / reikia / būtina kažkur pabėgti. Tai atsiranda tada, kai veikla nėra paremta vien tavo buvimu, reakcijomis ir gesinimu. Kaip namuose – jei kiekvieną kartą ieškai raktų, išvažiuoti atostogų sunku. Jei viskas turi savo vietą, duris uždarai ramiai. Dėl to sakau, kad atostogos, ypač apibūdinamos žodžiu „pabėgimas” – yra scam’as. 😊 Bet apie tai gal kitąkart.
Kai niekas nestebi tavo darbo valandų ir rezultatų – kas tampa didžiausiu efektyvumo priešu?
Didžiausias efektyvumo priešas tokiose situacijose nėra laisvė ar kad tavęs niekas neprižiūri. Ir dažnai net ne susidarantis chaosas (nes ne tik neprižiūri kaip dirbi, bet niekas ir nepasako KĄ daryti, tai renkiesi daryti VISKĄ). Didžiausias priešas yra neapsisprendimas. Kai pats sau neatsakei, kas šiandien iš tikrųjų svarbu, viskas tampa svarbu. Tada dienos, savaitės, mėnesiai užsipildo smulkiais darbais, atsakymais, taisymais, „dar greitai šitą“. Atrodo, kad dirbi be perstojo, bet vakare sunku pasakyti, ką realiai nuveikei. Tai labai primena nuolatinį šaldytuvo atidarinėjimą – veiksmas vyksta, bet alkis niekur nedingsta, dingsta tik energija atidarinėjant dureles ir niekaip nepriimant sprendimo, ką pavalgyti, kad jaustumeisi sotus, o ne tiesiog užsikrovęs greitų dopamininių angliavandenių. Efektyvumas prasideda ne nuo disciplinos, o nuo aiškumo. Disciplina paskui eina ranka rankon su aiškumu tam, kad pasiektum tai, ko nori. Aišku, dėmesio (ne)valdymas (taip taip, telefonas bus TOP1 mūsų visų priešas), people pleasing (nu gerai, padėsiu Antanui pirmiau, nei sau), energijos nevaldymas („pamiegosiu, kai numirsiu“) – niekaip nepadeda produktyvumui, net jeigu ir aiškiai žinai, ko nori. Sąrašas priešų čia nesibaigiantis… O didysis klausimas: kaip juos paversti savo draugais? 😊
Ar laisvė be aiškių ribų iš tiesų mažina efektyvumą?
Taip, ir dažniau nei norėtume pripažinti. Laisvė be ribų greitai tampa sprendimų nuovargiu. Kai viskas galima bet kada, sunku pasirinkti, kada iš tikrųjų reikia veikti. Ribos nėra laisvės priešingybė. Jos yra laisvės rėmai. Pavyzdžiui, kai nusprendi, kad dirbi iki 16:00 val., staiga darbas pasidaro tikslesnis, aiškesnis, greitesnis, konkretesnis, labiau orientuotas. Daug nereikalingų dalykų atkrenta savaime. Lieka tai, kas tikrai svarbu. Be ribų darbas linkęs plėstis iki begalybės, net jei realios vertės jis nekuria. Yra geras pasakymas čia anglų kalba: Time extends as much as we extend it.
AUK. VEIK. MĖGAUKIS.
Būk drąsus pradėti - apsupk save tais, kurie įkvepia - išgirsk, išbandyk, eksperimentuok plėsk akiratį ir būk atviras naujiems dalykams!
Kodėl organizacijos skęsta planuose, KPI ir OKR, bet žmonės vis tiek perdega?
Nes labai gerai valdome veiklą, bet labai prastai valdome resursus, ypač žmogiškuosius ir jų energiją. KPI rodo skaičius, bet nerodo, kiek kainavo juos pasiekti. Planai dažnai sudaromi taip, tarsi žmonės būtų neišsenkantys resursai. Realybėje žmogus nėra Excel eilutė. Jei ilgą laiką ignoruoji energijos lygį, perdegimas tampa ne išimtimi, o norma. Organizacijos dažnai stebisi, kodėl „geri darbuotojai perdega“, bet pamiršta paklausti, kiek laiko jie dirbo su savo maksimalaus krūvio riba be atsigavimo momentų. Be tikslingo poilsio net geriausia sistema pradeda lūžti. Ir, kas labai smagu, kad poilsio atsiranda savaime daugiau, kai sistemingas darbas persikelia iš tūkstančio užrašų knygų (asmeninių žmonių planų), excel’ių ir susirašinėjimų į vieną bendrą sistemingą darbą, kuris jungia įrankius, žmonių įpročius ir organizacijos tikslus.
Jei HR turėtų atsisakyti vieno dalyko veiklos valdyme, ko patartum atsisakyti pirmiausia?
Pirma kilusi mintis – atsisakyti perteklinės kontrolės, kuri dažnai slepiasi po žodžiu „tai čia procesai“. Mikrovaldymas (net ir biurokratijos) retai didina rezultatus, bet labai greitai mažina pasitikėjimą. Kai žmogus nežino, kas jam iš tikrųjų svarbiausia, jį pradeda valdyti kontrolė. Kai organizacijos veiklos apimtis aiški – kontrolės reikia mažiau. HR didžiulė vertė atsiranda ne tada, kai dar labiau sureguliuojame laiką, o kai padedame žmonėms suprasti, kas iš jų tikimasi ir kaip atrodo geras rezultatas.
Bet tokia pirma kilusi mintis toli gražu tiks ne visoms organizacijoms, tai nenoriu absoliutinti. HR HR‘ui ir organizacija organizacijai nelygu.
Kaip atrodytų geras darbo–gyvenimo balansas, matuojamas ne valandomis, o rezultatais?
Geras balansas (šiaip nemėgstu šito termino) turi labai paprastą jausmą – darbas neužgožia gyvenimo ir atvirkščiai (vadinasi darai tai, kas yra tavo gyvenimas… misija, vizija, prasmė). Tu padarei tai, kas svarbiausia, ir gali ramiai išjungti technologijas. Ne su kaltės jausmu, o su vidiniu „užtenka“. Kartais tam reikia 5 valandų, kartais 9, bet tai nėra kasdienė kova. Tai balansas, kuriame po darbo dar lieka energijos – ne tik gulėti, bet ir galvoti, bendrauti, jausti pasaulį. Jei po darbo lieka tik nuovargis – tai nėra balansas, net jei dirbai „tik“ ar „visas“ 8 valandas. Sąmoningumas (būti čia ir dabar vs. ten ir tada) yra, manau, aukščiausia forma to, kas visiems įprasmintų tą dažnai vartojamą ir norimą „balansą“.
Ką patartum žmogui, kuris nuolat nieko nespėja ir nežino, ką daryti? Ausinis tips'as
Pirmas patarimas – nustok bandyti suspėti viską, nes net nežinai KAS tas VISKAS YRA. Tai neįmanoma, ir kuo greičiau tai pripažinsi, tuo greičiau atsiras palengvėjimas. Pirmiausia – keičiant požiūrį, tada veiksmus. Rytoj pasirink vieną dalyką, kurį padaręs galėsi pasakyti – ši diena buvo prasminga. Vieną, ne daugiau. Ne dešimt mažų, o vieną tikrą. Kaip pradėti tvarkytis ne nuo viso buto, o nuo vieno stalčiaus. Aiškumas sukuria pagreitį. Bandymas suvaldyti viską iš karto sukuria tik įtampą. O bendrinis auksinis, gal net deimantinis tips’as – SUSIKURK SAVO LAIKO PLANAVIMO SISTEMĄ, KURIOJE TILPTŲ VISAS TAVO GYVENIMAS, MINTYS, IDĖJOS, VEIKSMAI. Šita sistema gali tapti tavo tokio lygio draugu (ne priešu!), kad niekad gyvenime nebepasisuks liežuvis sakyti „nieko nespėju“ ir dar faktiškai spėsi daugiau, nei bet kada gyvenime spėdavai.
